Gepubliceerd op: 28 augustus 2019

Hè? Ultieme teambuilding is toch met z’n allen een raft bouwen in de Ardennen? Of de welbekende “trust fall”, waar je je met blind vertrouwen achterstevoren in de armen van je collega’s laat vallen? In ieder geval, oefeningen om collega’s beter te leren kennen én vertrouwen.

Ultieme teambuilding

Hoewel ik zelf altijd wel fan ben van de BBQ die daar 9 van de 10 keer op volgt, wil ik vandaag een andere manier van teambuilding voorstellen: de Design Sprint.

De Design Sprint is een proces waarbij je in vijf dagen de oplossing voor een complex probleem gaat bedenken en valideren. Dit klinkt uiteraard een stuk minder actief dan die survivaltocht op de hei, maar ondanks de sterke focus op inhoud is het groepsgevoel aan het einde van de Sprint er zéker niet minder door.

Waarom dan?

De Sprint is een intensieve week, waarbij je met twee facilitators en een multidisciplinair team in verschillende stappen aan de slag gaat om een complex probleem op te lossen. Je zit met het hele team een week in één ruimte, waarbij je allemaal werkt naar één en hetzelfde doel: een gevalideerde oplossing. Het is een intensieve week, maar omdat je iedere dag een merkbare stap in de goede richting zet, krijg je energie. En dat merk je.

De Sprint begint op de meeste dagen om 10.00 uur, om iedereen de ruimte te geven om eventuele urgente zaken alsnog op te kunnen pakken. Dan hoef je je dáár de rest van de dag geen zorgen meer over te maken. Ons streven is daarbij dat iedereen de hele week aanwezig is. In principe is dat dus ongeacht vrije dagen of verplichte afspraken. In de praktijk is dat vaak simpelweg niet haalbaar voor alle deelnemers, waardoor een deel van de collega’s in de planning op bepaalde dagen of momenten afwezig zullen zijn. Jammer, maar logisch.

Toch heb ik op moment van schrijven nog nóóit een Sprint gehad waarbij deelnemers gedurende de week alsnog niet alles op alles hebben gezet om tóch overal bij aanwezig te zijn, en vaak met succes. Waarom? Omdat, hoe intensief ook, je een deel wilt zijn van de groep en jij jouw bijdrage wilt (blijven) leveren. Er zijn geen onderdelen in de week die minder belangrijk zijn dan de andere, waardoor je ook als deelnemer aanwezig wílt zijn. Niet omdat het móet, maar omdat je niks wilt missen.

Zo hebben wij meegemaakt dat deelnemers gedurende de week vrije dagen hebben opgeofferd om alsnog de hele week aan te kunnen sluiten. Take that, hutje op de hei.

Hoe ziet de week eruit?

De week start met het uitdiepen van het vraagstuk, maar gaat in een rottempo door naar het ontwikkelen van de oplossing. Tijdens de Design Sprint die wij als MorningSun faciliteren, haken wij altijd een professioneel tekenaar aan bij het bedénken van die oplossing. Zijn we zo creatief dan? Niet per sé, maar het zorgt er wel voor dat alle oplossingen er voor iedereen hetzelfde uitzien. Je haalt een bepaalde “ruis” van de lijn en dát zorgt voor snelheid.

Om dit verder toe te lichten: Als ik het heb over een “bank”, wat zie jij dan nu voor je? Beeld jij je nu de financiële instelling in, of zie jij jezelf al zitten op het meubelstuk? Uit bepaalde context achterhaal je vaak wel waar het over gaat, in dit geval doelde ik op het meubelstuk. Zie je de bank al voor je? Ik ook! Maar, kunnen we dan nu zeggen dat we het over hetzelfde hebben? Hebben we het over een twee-zitter, drie-zitter of een grote hoekbank? Om nog maar over de kleur te zwijgen. Jij ziet nu een bank voor je, ik ook. Staat jouw bank in de woonkamer? En die van mij? Met tekenen slaan we al deze ruis over waardoor je meteen 4 stappen verder bent dan daarvoor.

Tekenen is een van de “foefjes” die wij gebruiken tijdens de Design Sprint om tot een concrete oplossing te komen. Dat maakt dat alle deelnemers aan het einde van de dag met energie thuis komen. Geen eindeloze discussies over wat de ander precies bedoelt, maar concrete voorbeelden die jouw hersenen de ruimte geven om dáár op door te gaan. Dat geeft ruimte, lekker.

Met of zonder foefjes, de week is een “pressure cooker”: Op maandag maken we het probleem duidelijk, op dinsdag gaan we oplossingen bedenken, op woensdag maken we de keuze voor een oplossing, op donderdag gaan we deze bouwen en op vrijdag gaan we dit valideren. Iedere dag is anders, maar mét een vast onderdeel: de energizer.

Hoe houd je de energie hoog?

Éen van mijn favoriete energizers is de Marshmallow challenge. Dit is de test waar je met jouw team een zo hoog mogelijke toren moet bouwen met enkel wat (ongekookte) spaghetti, tape, touw én een marshmallow. Deze test is voor ons vaak de brug naar het bouwen van het prototype op donderdag. Maar wat het met name is, is pure ontspanning. Het is de CEO op zijn knieën aan de slag met twee spaghetti slierten en wat tape om die toren koste wat kost hoger te krijgen, dan die van het andere team. Het is de trainee, die week aangesloten voor zijn frisse blik, die de leiding neemt. En het is het springende winnende team, wanneer blijkt dat de toren van het andere team tóch niet zelfstandig rechtop bleef staan.

Dus?

Ik pleit nu zeker niet dat iedereen alle geplande teambuildingsdagen voor dit jaar maar uit de agenda moet gooien (ik ben altijd wel te porren voor een goede BBQ), maar ik geloof wel dat de kracht van een Design Sprint náást de inhoudelijke toegevoegde waarde niet onderschat mag worden.

Uit persoonlijke ervaring heb ik gemerkt dat de Design Sprint veel meer is dan een strategische zet om snelheid te maken voor een innovatie vraagstuk. Het is óók de manier om de oplossing te laten dragen door de verschillende teams, het is de manier om onwaarschijnlijke samenwerkingen te smeden en het is dé manier om een probleem om te zetten naar een oplossing, met alle positieve energie die in een organisatie maar te vinden is.

En wij zijn natuurlijk maar ál te benieuwd wat bij jullie de winnende Marshmallow-techniek is gebleken.

Wil je meer informatie over een Design Sprint? Kijk dan eens hier https://morningsun.nl/bootcamp/design-sprint/